Abwesenheitsregeln

Abwesenheitsregeln bestimmen den Prozess der Anwendung der Abwesenheitszeit auf Einzelfälle.

Abwesenheitsregeln finden

  • Um nach einem bestimmten Element zu suchen – Geben Sie einen Namen in das Suchfeld ein. Verwenden Sie bis zu 25 Zeichen und Platzhalter.
  • So filtern Sie Elemente anhand des Status – Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Filter Aktiv, Inaktiv, oder Alle aus.
  • So wählen Sie eine Zeile aus – Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Element.

Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Arbeitsumgebung mit neuen oder geänderten Informationen, die gespeichert wurden, zu aktualisieren.

Warnung: Speichern Sie alle Änderungen, bevor Sie auf Aktualisieren klicken. Andernfalls gehen Ihre Änderungen verloren.

Hinweis: Um eine Abwesenheitsregel für eine bestimmte Abwesenheit zu ändern, navigieren Sie zu Freistellungsvorgangs-Editor > Berechtigung und Regeln > Regel bearbeiten.

Verwenden Sie den Editor für Abwesenheitsregeln, um:

  • Neue Abwesenheitsregeln erstellen
  • Vorhandene Abwesenheitsregeln duplizieren oder bearbeiten
  • Abwesenheitsregeln löschen
  • Abwesenheitsregeln als aktiv oder inaktiv kennzeichnen
  1. Navigieren Sie zu Anwendungs-Setup > Abwesenheits-Setup > Abwesenheitsregeln.
  2. Klicken Sie auf der Seite Abwesenheitsregeln auf Neu oder wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsregel aus und klicken Sie dann auf Duplizieren oder Bearbeiten.
  3. Wählen Sie im Abwesenheitsregel-Editor eine Abwesenheitskategorie aus dem Dropdown-Menü aus.
  4. Geben Sie einen Namen für die Abwesenheitsregel mit einer maximalen Länge von 50 Zeichen ein.
  5. (Optional) Geben Sie eine Beschreibung mit einer maximalen Länge von 50 Zeichen ein.
  6. Wählen Sie Inanspruchnahme Inkremente zur Kontrolle der Zeitinkremente, die zutreffen, wenn ein Mitarbeiter sich frei nimmt:
    • Transaktionen in Inkrementen von – Geben Sie die Zeit in Stunden und Minuten an, um die Inkremente, in denen Schrittknoten Inanspruchnahmen der Abwesenheit in einer Regel generieren, zu steuern.

      • Beispiel: Wenn der Restsaldo für die aufgelaufene Krankheitszeit zwei Stunden beträgt und für ein Inkrement vier Stunden festgelegt wurden, kann der Inanspruchnahmeknoten die zwei Stunden nicht verwenden und übergibt an den nächsten untergeordneten Knoten.

    • Minimum pro Transaktion – Geben Sie die Zeit in Stunden und Minuten an, um die Mindestzeit zu steuern, die von allen Schrittknoten in einer einzigen Inanspruchnahme der Abwesenheit generiert werden kann.

      • Beispiel: Wenn der Restsaldo für die aufgelaufene Krankheitszeit zwei Stunden beträgt, für ein Inkrement 15 Minuten eingestellt und als Minimum vier Stunden festgelegt wurden, kann der Inanspruchnahmeknoten die zwei Stunden nicht verwenden und übergibt an den nächsten untergeordneten Knoten.

    • Limits für Inanspruchnahme in Kontoregeln ignorieren – Gibt bei Auswahl an, dass eine Abwesenheitsregel alle Limits für Inanspruchnahme in allen Kontoregeln für alle Ansammlungscodes umgeht.
  1. Definieren Sie Inanspruchnahmeschritte, Entscheidungsknoten und Verteilungen der Inanspruchnahme.
  2. Klicken Sie auf Speichern oder auf Speichern und zurück.

Hinweis: Bei der Erstellung einer Abwesenheitsregel wird diesem automatisch der Status „Aktiv“ zugewiesen.

Aktivieren Sie eine Abwesenheitsregel, damit sie in der Anwendung zur Abwesenheitsverwaltung verfügbar ist und genutzt werden kann. Neuen Abwesenheitsregeln wird automatisch der Status "Aktiv" zugewiesen.

Hinweis: Eine inaktive Abwesenheitsregel können Sie mit einem Abwesenheitsprofil verknüpfen. Wenn Sie eine bereits einem bestehenden Abwesenheitsprofil zugeordnete Abwesenheitsregel deaktivieren, funktioniert diese in dem bestehenden Abwesenheitsprofil und allen verbundenen Abwesenheiten weiter.

  1. Wählen Sie im Abwesenheitsregel-Editor eine oder mehrere Abwesenheitsregeln aus.
  2. Klicken Sie auf Aktivieren oder Deaktivieren.

Hinweis: Eine Abwesenheitsregel, die für eine Abwesenheit verwendet wird, können Sie nicht löschen. Deaktivieren Sie die Abwesenheitsregel stattdessen.

  1. Wählen Sie eine oder mehrere Abwesenheitsregeln aus und klicken Sie dann auf Löschen.
  2. Klicken Sie im Bestätigungsfeld auf OK.

Der Regelbaum für Abwesenheit zeigt Abwesenheitsprioritäten, Entscheidungsknoten und Verteilungen der Inanspruchnahme an. Die Stammknoten befinden sich an der Spitze des Baumes:

  • Bezahlte Abwesenheit
  • Abwesenheitsnachverfolgung

Sie können diese Knoten nicht bearbeiten, aber Sie können unter ihnen Knoten mit folgenden Attributen hinzufügen:

  • Entscheidungsknoten – Aktivieren Sie eine Ja/Nein-Entscheidung.
  • Abwesenheitsprioritäten – Verwalten und Berechnen vorgeschlagener Inanspruchnahmen eines einzelnen Abwesenheitstyps für beantragte Abwesenheitszeit.

Entscheidungsknoten kommen vor Abwesenheitsprioritätsknoten. Sie können mehrere Entscheidungsknoten auf einer Ebene oder untereinander haben. Die passenden Inanspruchnahmeschrittknoten werden unter den einzelnen Entscheidungsknoten angezeigt.

Inanspruchnahme-Verteilungsknoten umfassen Abwesenheitsprioritäten und werden unterhalb der Stammknoten angezeigt. Berechnen Sie Prozentsätze auf Basis festgelegter Verteilungen oder dem Dienstalter. Verteilungen der Inanspruchnahme bieten Flexibilität bei der Verwaltung von Richtlinien, z. B. bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit. Verteilungen der Inanspruchnahme bieten folgende Möglichkeiten:

  • Zahlung planmäßiger Prozentsätze bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit mit Restbeträgen als bezahlte Abwesenheit.

    Beispiel:

    • Eine Richtlinie besagt, dass ein festgelegter Prozentsatz der Einkünfte eines Mitarbeiters im Rahmen des Plans für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit gezahlt wird, während der Restbetrag aus einem Typ bezahlter Abwesenheit erstattet wird, bis dieser abläuft. Legen Sie den Prozentsatz, der aus dem Plan bezahlt wird, sowie den Konten-Code des bezahlten Abwesenheitstyps für den Restbetrag fest.
    • Eine Richtlinie besagt, dass ein festgelegter Teil der Einkünfte eines Mitarbeiters im Rahmen des Plans für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit (STD) gezahlt wird, während der Restbetrag aus einem Typ bezahlter Abwesenheit erstattet wird. Die Reihenfolge, in der der Mitarbeiter andere Abwesenheitszeiten heranziehen kann, wird in den Richtlinien festgelegt. Legen Sie den Prozentsatz, der aus dem Plan bezahlt wird, sowie die Konten-Codes für den Restbetrag in der Reihenfolge der Verwendung fest.

Zahlung eines Prozentsatzes im Rahmen des Plans für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit und Begleichung des Restbetrags mit aufgelaufenen Summen gezahlter Leistungen.

Beispiel: Eine Richtlinie legt einen Prozentsatz der Einkünfte des Mitarbeiters für Zahlungen im Rahmen des Plans für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit fest, während der Restbetrag aus anderen aufgelaufenen Summen gezahlter Leistungen bestritten wird.

  • Zahlung eines Prozentsatzes im Rahmen des Plans für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit und Begleichung des Restbetrags mit aufgelaufenen Summen, die Begrenzungen für die Inanspruchnahme unterliegen.

    Beispiel: Eine Richtlinie besagt, dass ein Prozentsatz der Einkünfte des Mitarbeiters im Rahmen des Plans für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit gezahlt wird und für den Restbetrag bezahlte Abwesenheitszeit genutzt wird. Falls Urlaubszeit zum Einsatz kommt, unterliegt diese einer Begrenzung für die Inanspruchnahme.

  • Zahlung nur des verbleibenden Prozentsatzes. Wenn ein Unternehmen Dritte mit der Verwaltung der Bezahlung von Leistungen für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit beauftragt hat, wird nur der Restbetrag festgelegt und verfolgt.
  • Zahlung von Leistungen für vorübergehende Arbeitsunfähigkeit basierend auf dem Dienstalter im Unternehmen.

    Beispiel: Eine Richtlinie für Leistungen bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit, die auf dem Dienstalter basiert, besagt, dass Mitarbeitern für einige Wochen 100 % zustehen und der Betrag dann für die restlichen Wochen auf 60 % absinkt. Wenn die Mitarbeiter auf 60 % abgesenkt werden, können sie andere bezahlte Abwesenheitsleistungen für den Restbetrag verwenden.

So fügen Sie einen Knoten für Abwesenheitspriorität in den Baum ein:

  1. Klicken Sie im Abwesenheitsregel-Editor auf den Knoten, dem Sie einen Inanspruchnahmeschritt hinzufügen möchten.
  2. Wählen Sie Abwesenheitspriorität hinzufügen aus der Dropdown-Liste Aktion auswählen aus.
  3. Wählen Sie den Abwesenheitstyp für die Abwesenheitspriorität aus dem Dropdown-Menü aus.
  4. Um festzulegen, dass die Inanspruchnahmen dieses Abwesenheitstyps gestoppt werden, wenn der restliche Kontostand des Mitarbeiters die gesetzte Grenze erreicht, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Limit für Inanspruchnahme. Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Felder und Optionen im Abschnitt Inanspruchnahmen aus Saldo beenden verfügbar. Die Option „Limit für Inanspruchnahme“ ist sowohl für bezahlte als auch für Nachverfolgungsabwesenheitstypen verfügbar.
  5. Über die Option "Aufnahmesaldo stoppen" wird auch das Senden einer Benachrichtigung aktiviert, wenn der restliche Kontostand des Mitarbeiters den festgelegten Saldo erreicht.

    Geben Sie im Abschnitt Inanspruchnahmen aus Saldo beenden im Feld Begrenzung den Punkt an, an dem die Inanspruchnahmen der Abwesenheit gestoppt werden sollten.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

So fügen Sie dem Baum einen Entscheidungsknoten hinzu:

  1. Klicken Sie im Abwesenheitsregel-Editor auf den Knoten, dem Sie den Entscheidungsknoten hinzufügen möchten.
  2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Aktion auswählen Entscheidung hinzufügen aus.
  3. Geben Sie im Textfeld Name der Entscheidung den Namen der Entscheidung ein.
  4. So legen Sie eine Wartezeit für einen Entscheidungsknoten fest:
    1. Wählen Sie Qualifizierer für Wartezeit aus.
    2. Wählen Sie das Startdatum für die Wartezeit aus dem Dropdown-Menü aus.
    3. Geben Sie die Länge der Wartezeit ein und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Kalendertage“ oder „Geplante Tage“ aus.
  5. Wählen Sie Kontostandqualifizierer zum Festlegen eines erforderlichen Kontostands für den Entscheidungsknoten aus.
    1. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Ansammlungscode aus.
    2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Operator“ aus, ob die Differenz „weniger als“, „weniger als oder ist gleich“, „mehr als“ oder „mehr als oder ist gleich“ der jeweilige Saldobetrag sein muss.
    3. Geben Sie die in Zeit angegebene Menge aus dem Kontostand an.
    4. (Optional) Wählen Sie Eine neue Zeile einfügen aus, und wiederholen Sie die Schritte a–c.
  1. Klicken Sie auf Speichern.

Mithilfe von Verteilungen der Inanspruchnahme können Sie bestimmte Arbeitsunfähigkeitszahlungen verwalten. Es gibt zwei verschiedene Typen:

  • Feste Verteilung, bei der Leistungen bei einen bestimmten Prozentsatz von Stunden, wie z. B. 60 % berechnet und die zusätzlichen 40 % mit einer sonstigen Abwesenheitszeit ergänzt werden.
  • Dienstalter (Length of Service, LOS)-Verteilung, bei der der Prozentsatz der Arbeitsunfähigkeitsleistungen auf dem Dienstalter eines Mitarbeiters basiert.

Verteilung der Inanspruchnahme hinzufügen

  1. Klicken Sie im Abwesenheitsregel-Editor im Regelbaum auf bezahlt oder verfolgt.
  2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Aktion auswählen“ Verteilung der Inanspruchnahme hinzufügen aus.

    Hinweis: Die Optionen zum Hinzufügen von Inanspruchnahme Inkremente ist nicht verfügbar.

  3. Geben Sie im Abschnitt Bezahlte Abwesenheit oder Abwesenheit nachverfolgen > Neue Verteilung der Inanspruchnahme einen Namen für die Verteilung der Inanspruchnahme ein.
  1. Wählen Sie einen Typ für die Verteilung der Inanspruchnahme aus:
    • Feste Verteilung – Geben Sie den ersten und zweiten Prozentsatz ein. Bei der Berechnung der Prozentbeträge durch das System wird der erste Prozentsatz aufgerundet, und der zweite wird von der Gesamtsumme abgezogen.
    • Verteilung nach Dienstalter – Geben Sie das Dienstalter in der Tabelle im Format J.MM ein (0–11 für Monate, 12 ist ungültig). Geben Sie außerdem den ersten und zweiten Prozentsatz ein. Mithilfe des Pfeils können Sie weitere Zeilen hinzufügen. Wie bei der festen Verteilung werden auch bei dem Dienstalter die ersten Prozentbeträge aufgerundet.

      Beispiel Sie geben eine feste Verteilung mit einem ersten Prozentsatz von 66 % und einem zweiten Prozentsatz von 34 % an. Ein Achtstundentag hat 480 Minuten (8 Stunden x 60 Minuten). 66 % von 480 sind 316,8 Minuten. Der Wert wird auf 317 Minuten aufgerundet (5 Stunden und 17 Minuten). Der zweite Prozentsatz wird berechnet, indem der erste Prozentsatz, 317, von 480 abgezogen wird. Der sich daraus ergebende zweite Prozentsatz beträgt 163 Minuten (2 Stunden und 43 Minuten). Der zweite Prozentsatz ist der Wert, der mit anderer Abwesenheitszeit verrechnet wird.

  2. Klicken Sie auf Speichern.
  3. Fügen Sie jedem Prozentsatz die erforderlichen Inanspruchnahmeschritte hinzu.
  4. Klicken Sie nach Abschluss auf Speichern.

Ein Knoten für Abwesenheitspriorität kann aus „Bezahlte Abwesenheit“ nicht in „Verfolgte Abwesenheit“ oder umgekehrt verschoben werden. Entscheidungsknoten können hingegen aus dem Bereich „Bezahlte Abwesenheit“ in „Verfolgte Abwesenheit“ oder umgekehrt verschoben werden.

Klicken Sie auf Verschiebung abbrechen, wenn Sie eine Verschiebung abbrechen möchten.

So verschieben Sie einen Knoten:

  1. Klicken Sie im Abwesenheitsregel-Editor auf den Knoten im Baum, den Sie verschieben möchten.

Hinweis: Alle Knoten unter dem von Ihnen ausgewählten Knoten werden ebenfalls verschoben.

  1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Aktion auswählen Verschieben aus.
  2. Legen Sie den Knoten fest, unter den Sie den gewählten Knoten verschieben möchten.
  3. Klicken Sie auf Verschiebung beenden.

So löschen Sie einen Knoten im Baum:

  1. Klicken Sie im Abwesenheitsregel-Editor auf den Knoten, den Sie entfernen möchten.

Hinweis: Alle Knoten unter dem von Ihnen ausgewählten Knoten werden ebenfalls gelöscht.

  1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Aktion auswählen den Eintrag Löschen aus.
  2. Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld OK aus.