Einen Mitarbeiter kündigen

Die Mitarbeiterzeitkarte bis zum Ende des Abrechnungszeitraums, der das Datum der Kündigung oder das letzte Datum enthält, an dem die Abschlussdaten (z. B. Kontostandauszahlungen) für den Mitarbeiter erstellt wurden (je nachdem, welches Datum später liegt), abzeichnen. Dadurch verhindern Sie, dass:

• Daten von erneut eingestellten Mitarbeitern nicht zusammengerechnet werden,
• Stunden von erneut eingestellten Mitarbeitern wiederholt berechnet werden,

der Abzeichnungsprozess für einen Mitarbeiter, der entlassen wird, nicht von dem allgemeinen Zeitkartenabzeichnungsprozess abweicht. Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen vor Ablauf des Abrechnungszeitraums verlässt, stellen Sie sicher, dass nur die geleisteten Stunden genehmigt und abgezeichnet werden.

Weisen Sie den Mitarbeiter einer leeren Abrechnungsregel zu (z. B. keine Feiertage, leere Abrechnungscodeverteilung usw.). So können Sie ungewollte Feiertage und entlassenen Mitarbeitern zugeschriebene Zahlungen vermeiden.

1. Klicken Sie auf Hauptmenü .
2. Wählen Sie Wartung > Personendaten aus.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
4. Wählen Sie Zeiterfassung > Timekeeper aus.
5. Weisen Sie dem Mitarbeiter eine leere Abrechnungsregel zu und geben Sie das Entlassungsdatum in die Spalte Gültigkeitsdatum ein.

Hinweis: Wenn keine leere Abrechnungsregel existiert, erstellen Sie eine in Anwendungs-Setup > Abrechnungsrichtlinien > Abrechnungsregeln.

Wenn ein Mitarbeiter eine Datenerfassungseinheit für die Zeiteingabe verwendet, entfernen Sie den Mitarbeiter aus der Liste „Mitarbeiter des eigenen Bereichs“, die an die Stempeluhren gesendet wird.

1. Klicken Sie auf Hauptmenü .
2. Wählen Sie Wartung > Personendaten aus.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
4. Wählen Sie Geräte > Geräteinformation aus.

5. Geben Sie in der Tabelle Ausweisnummer das Gültigkeitsdatum der Entlassung in die Spalten Schlussdatum und Schlusszeit ein. Dadurch verhindern Sie falsche PIN-Buchungen oder falsch gedeutete Ausweise aufgrund der Hinzufügung von Buchungen Die Einträge auf einer Zeitkarte, die den Beginn (Kommen-Buchung) oder das Ende (Gehen-Buchung) eines Arbeitsintervalls markieren, z. B. der Beginn oder Transfer einer Schicht. in die Zeitkarte eines entlassenen Mitarbeiters.

   Hinweis: Wenn der Mitarbeiter entlassen wurde, für die Gültigkeit seiner Ausweisnummer jedoch kein Enddatum angegeben wurde, wird dem Mitarbeiter genehmigt, die Ausweisnummer am Ende des Abrechnungszeitraums einzugeben.

6. Wählen Sie für die UDM Der Universal Device Manager verwaltet die Konfiguration von Terminals und die Kommunikation mit dem System.-Gerätegruppe <Keine> aus.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontozuschüsse vom Mitarbeiter zu entfernen. Sie können das Kündigungsdatum dem Kontoprofil des Mitarbeiters hinzufügen oder eine Kontoregel Bestimmt, wie und wann Salden, die mit Ansammlungscodes verbunden sind, gutgeschrieben und belastet werden. „Keine Konten“ zuweisen.

Der einfachste Weg, um Kontozuschüsse eines Mitarbeiter zu entfernen, ist es dem aktuellen Kontoprofil des Mitarbeiters ein Entlassungsdatum hinzuzufügen oder ihm eine „Keine Konten“-Kontoregel zuzuweisen. Obwohl dies ein einfacher Prozess ist, kann er aufgrund einer geänderten Kontoprofilzuweisung mit einem Gültigkeitsdatum, das auf einen Tag nach dem Entlassungsdatum fällt, im Falle von entlassenen Mitarbeitern zu Fehlern in der Zusammenrechnung führen. In vielen Fällen ist die Zuweisung einer „Kein Konto“-Kontoregel, wie in Option 2 beschrieben, eine bessere Wahl.

Option 1: Fügen Sie dem Kontoprofil des Mitarbeiters ein Entlassungsdatum hinzu.

1. Klicken Sie auf Hauptmenü .
2. Wählen Sie Wartung > Personendaten aus.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
4. Wählen Sie Konten > Kontoinformation aus.
5. Geben Sie in der Tabelle „Kontoprofil“ das Gültigkeitsdatum der Entlassung in die Spalte Schlussdatum ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Option 2: Weisen Sie eine „Kein Konto“-Kontoregel zu.

Um Fehlern in der Zusammenrechnung im Falle von entlassenen Mitarbeitern, die aufgrund einer geänderten Kontoprofilzuweisung mit einem Gültigkeitsdatum, das auf einen Tag nach dem Entlassungsdatum fällt, vorzubeugen, können Sie dem Mitarbeiter eine „Kein Konto“-Kontoregel hinzufügen. Somit werden Zuschüsse gestoppt, während Regeln weiterhin angewandt werden.

Erstellen Sie eine „Kein Konto“-Kontoregel

Erstellen Sie eine „Kein Konto“-Kontoregel, die dieselben Ansammlungscodes enthält, wie die Kontoregel, die dem Mitarbeiter vor seiner Entlassung zugewiesen war. Wenn die Kontoregel des Mitarbeiters z. B. „Nur Urlaub“ enthielt, sollte das auch in der „Keine Konten“-Kontoregel der Fall sein.

1. Wählen Sie aus dem Anwendungs-Setup Konten > Richtlinien für aufgelaufene Summen aus.
2. Klicken Sie im Bereich „Richtlinien für aufgelaufene Summen“ auf Neu und benennen Sie die Regel – Keine Konten. Geben Sie dann Folgendes ein:
   • Wählen Sie in dem Abschnitt Zuschüsse <Keine> aus und geben Sie im Abschnitt „Begrenzung“ eine Saldobegrenzung von Null ein (wenn existierende Salden verworfen werden sollen).
   • Verschieben Sie die anzuwendenden Abrechnungscodes Eine Kategorie von Zeit oder Geld, das Mitarbeiter verdienen, z. B. regelmäßige Stunden, Bonus oder Krankheit., die diesen Ansammlungscode belasten im Abschnitt Einnahmen in die Spalte Ausgewählt.
   • Deaktivieren Sie im Abschnitt Überziehung Überziehungen, indem Sie 0 in den Warnungsfeldern und 0:01 in den Deaktivierungsfeldern eingeben.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Fügen Sie dem Kontoprofil des Mitarbeiters ein „Keine Konten“-Kontoprofil hinzu.

1. Wählen Sie aus dem Anwendungs-Setup Konten > Richtlinien für aufgelaufene Summen aus.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Geben Sie im Kontoprofil-Editor Keine Konten in das Feld Name ein und wählen Sie Keine Konten aus der Dropdown-Liste Regel aus.
4. Klicken Sie auf Speichern und zurück.

Weisen Sie dem entlassenen Mitarbeiter das Profil „Keine Konten“ zum Entlassungsdatum zu.

1. Klicken Sie auf Hauptmenü .
2. Wählen Sie Wartung > Personendaten aus.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
4. Wählen Sie Konten > Kontoinformation aus.
5. Wählen Sie in der Spalte Kontoprofil „Kein Kontoprofil“ aus.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn der Mitarbeiter später erneut eingestellt wird, startet er am Einstellungsdatum mit einem Kontostand von Null – ohne Berücksichtigung dessen, was für Transaktionen zuvor, während seiner Anstellung auf seinem Konto durchgeführt wurden.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist es besser „Keine Konten“ festzulegen, wenn man das Kontoprofil des Mitarbeiters einfach auf <Keine> stellen kann?

Ein Kontoprofil, das auf <Keine> gestellt ist, bedeutet, dass keine Konten für diesen Mitarbeiter berechnet werden. Das ist nicht mit einem Kontostand von Null gleichzusetzen. Wenn ein Mitarbeiter von einem Konto, das Urlaub enthält in ein Kontoprofil verschoben wird, das keinen Urlaub enthält (wie <Keine>), verbleiben die Transaktionen im Zusammenhang mit dem Urlaubsanspruchscode in der Historie des Mitarbeiters enthalten. Das enthält Daten, die vor der Änderung des Kontoprofils des Mitarbeiters abgezeichnet wurden. Daraus ergibt sich, dass diese Kontotransaktionen nicht mehr angezeigt werden; selbst an den historischen Tagen, an denen Sie durchgeführt wurden. Nach der Abzeichnung werden zu keinem Datum neue Kontotransaktionen hinzugefügt, was dazu führen kann, dass diese Daten verworfen werden oder ein Nullwert zugeschrieben wird. Wenn dieser Mitarbeiter später in das Kontoprofil, das Urlaub enthält, zurückverschoben wird, werden die früheren Daten wieder ersichtlich und der Mitarbeiter setzt seinen alten Kontostand fort.

Wenn ein Mitarbeiter über keinen durchzuführenden Urlaubsanspruch verfügt, wird es nicht verhindert, dass Urlaubsabrechnungscodes in die Zeitkarte des Mitarbeiters eingegeben werden. Urlaub wird genauso behandelt, wie jeder andere Abrechnungscode, der keinem Konto zugewiesen ist. Gehen Sie von zwei Mitarbeitergruppen aus:

• Einer Gruppe wird „Urlaub“, „Krank“ und „Persönliche Zeit“ zugeschrieben.
• Der anderen Gruppe wird „Urlaub“ zugeschrieben.

Die Zeitkarten beider Gruppen werden von demselben Manager bearbeitet. Wenn das Kontoprofil der zweiten Gruppe ausschließlich eine Urlaubsregel, aber keine für „Krank“ oder „Persönliche Zeit“ enthält, kann der Manager bei der Bearbeitung dieser Zeitkarten „Krank“ eingeben und die Anwendung wird dies genehmigen, da der Abrechnungscode „Krank“ im Falle dieser Mitarbeiter keinem Konto zugewiesen ist.

Wenn ein Mitarbeiter nicht mehr einem Kontoprofil zugewiesen ist, das ein gegebenes Konto enthält, ist der Verlauf dieses Kontos nicht mehr in den Berichten und Zeitkarten sichtbar. Wenn sich der Mitarbeiter im Besitz dieses Kontos befand, gibt es hierfür einen Verlauf und eventuell möchten Benutzer diesen Verlauf einsehen. Mithilfe der Regel „Kein Konto“ wird dieser Verlauf sichtbar bleiben.

„Warum ist es besser, die Option „Kein Konto“ anzugeben, als Kontos auszusetzen/wiederherzustellen?

Die Regel „Kein Konto“ ermöglicht die Durchsetzung von Regeln für Inanspruchnahme für alle verbundenen Konten.

Bei Anwendung einer „Kein Konto“-Regel, die dieselben Ansammlungen aufweist, wie die Regel, die dem Mitarbeiter zugewiesen wurde, als er gearbeitet hat, sorgt dafür, dass der Kontoverlauf des Mitarbeiters in den Berichten und Zeitkarten sichtbar bleibt. Hat die Kontoregel jedoch ein Enddatum, sind diese Daten in den Berichten oder Zeitkarten nach dem Schlussdatum nicht mehr sichtbar.

Die Verwendung der „Kein Konto“-Regel nutzt auch die in der Datenbank für den Mitarbeiter gespeicherten Kontodaten, sodass, wenn der Mitarbeiter erneut eingestellt und seiner ursprünglichen Kontoregel zugewiesen wird, der alte Saldo erscheint.

Das Entfernen von Gruppen-PEP- und PEP-Musterzuweisungen für Mitarbeiter verhindert, dass gekündigte Mitarbeiter versehentlich bezahlt werden.

1. Klicken Sie auf Hauptmenü .
2. Wählen Sie Wartung > Personendaten aus.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
4. Wählen Sie die Option Personaleinsatzplanung > Personaleinsatzplaner aus.
5. Geben Sie in der Gruppenzuweisungstabelle das Kündigungsdatum in das Feld Schlussdatum ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Fügen Sie das Kündigungsdatum zu jeder beliebigen PEP-Musterzuweisung hinzu.

1. Klicken Sie auf Gehe zu > Personaleinsatzplan.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Mitarbeiters und wählen Sie die Option PEP-Muster Definiert ein sich wiederholendes Muster von Schichten, Abrechnungscodes und Verfügbarkeiten, das einem oder mehreren Mitarbeitern für eine bestimmte Zeitspanne zugeordnet ist. aus.
3. Wählen Sie im Fenster „PEP-Muster“ für das Schlussdatum die Option Datum angeben aus und geben Sie das Kündigungsdatum ein.
4. Klicken Sie auf Anwenden. Wiederholen Sie diese Schritte bei Bedarf, wenn es mehrere PEP-Muster gibt.

Weisen Sie der prozentualen Zuordnungsregel ein leeres Profil zu, wenn Sie das Datum des Wirksamwerdens der Kündigung verwenden. Gekündigte Mitarbeiter werden nach wie vor von dem Background Processor verarbeitet, wenn eine prozentuale Zuordnungsregel bearbeitet wird. Dadurch wird die Anzahl der zur Summierung übermittelten Mitarbeiter reduziert, wenn die Regel geändert wird.

1. Klicken Sie auf Hauptmenü .
2. Wählen Sie Wartung > Personendaten aus.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
4. Wählen Sie Zeiterfassung > Timekeeper aus.
5. Wählen Sie in der Tabelle Prozentuale Zuordnungsregel die Option Leeres Profil aus und fügen Sie das Kündigungsdatum in die Spalte Gültigkeitsdatum ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.

1. Klicken Sie auf Hauptmenü .
2. Wählen Sie Wartung > Personendaten aus.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
4. Klicken Sie auf Lizenzen bearbeiten .
5. Löschen Sie alle Lizenzen und Rollen des Mitarbeiters und klicken Sie auf Anwenden.
6. Klicken Sie auf Speichern . Damit wird der Mitarbeiter gekündigt und Lizenzen zur Neuzuordnung werden am Ende des laufenden Abrechnungszeitraums freigegeben.