Zwolnij pracownika

Wykonaj następujące kroki w celu usunięcia pracownika z systemu. After completion of the termination process outlined here, the employee's record is retained for potential reinstatement. See...

Step 1: Sign off the timecard

Step 2: Assign the employee to an empty pay rule

Step 3: Remove the employee from the Home Employee lists

Step 4: Remove accrual grants

Step 5: Remove group schedule assignments and schedule patterns

Step 6: Assign an empty profile to the percent allocation rule

Step 7: Terminate the employee

Krok 1: Wyrejestruj kartę czasu pracy

Zablokuj kartę czasu pracy pracownika do końca okresu wypłaty wynagrodzenia zawierającego datę wejścia w życie wypowiedzenia lub ostatniej daty, w której przygotowano dane zamknięcia (na przykład rozliczenia salda rozliczeń okresowych) dla pracownika (w zależności od tego, który termin przypada później). Zapobiega to następującym elementom:

Proces wyrejestrowania dla pracownika na wypowiedzeniu nie różni się od normalnego procesu wyrejestrowania karty czasu pracy. Jeśli pracownik kończy pracę przed zakończeniem okresu wypłaty wynagrodzenia, upewnij się, że tylko przepracowane godziny są zatwierdzone i wyrejestrowane.

Jeśli pracownik jest zwolniony przed zakończeniem okresu wypłaty wynagrodzenia, upewnij się, że funkcja HyperFind używana do wyrejestrowania okresu wypłaty wynagrodzenia obejmuje zwolnionych pracowników. Na przykład:

  • Judith Rothchild została zwolniona 12 kwietnia, a data wejścia w życie zwolnienia to 11 kwietnia.
  • Okres wypłaty wynagrodzenia kończy się w sobotę, 16 kwietnia.
  • We wtorek, 19 kwietnia, musisz zamknąć okres wypłaty wynagrodzenia i uruchomić listę płac. Jeśli wykorzystasz funkcję HyperFind z datą wejścia w życie „zatrudniony i aktywny – stan na dziś”, Judith Rothchild nie zostanie wymieniona na liście. Jeśli zmienisz datę wejścia w życie funkcji HyperFind na „W podanym okresie”, Judith zostanie wymieniona na liście.
 Krok 2: Przypisz pracownika do pustej reguły wypłaty wynagrodzenia

Przypisz pracownika do pustej reguły wypłaty wynagrodzenia (na przykład brak dni wolnych od pracy, pusta dystrybucja kodu płacy itd.). Uniemożliwia to niechciany dzień wolny i inne płatności przypisane do zwolnionych pracowników.

  1. Click Main Menu .
  2. Konserwacja > Informacje o osobach.
  3. Wybierz pracownika z listy.
  4. Wybierz Ewidencja czasu > Timekeeper.
  5. Przypisz pustą regułę wypłaty wynagrodzenia pracownikowi i wprowadź datę wypowiedzenia w kolumnie Data wejścia w życie.

Jeśli pusta reguła wypłaty wynagrodzenia nie istnieje, utwórz ją z poziomu Konfiguracja aplikacji > Zasady wypłaty wynagrodzenia > Reguły wypłaty wynagrodzenia.

 Krok 3: Usuń pracownika z listy pracowników miejscowych

Jeśli pracownik używa urządzenia do gromadzenia danych w celu wprowadzenia czasu, usuń pracownika z list pracowników miejscowych, które są wysyłane do zegarów.

  1. Click Main Menu .
  2. Konserwacja > Informacje o osobach.
  3. Wybierz pracownika z listy.
  4. Wybierz Urządzenia > Informacje o urządzeniu.

  5. W tabeli Numer karty identyfikacyjnej wprowadź datę wejścia w życie wypowiedzenia w kolumnach Data zakończenia i Godzina zakończenia. Uniemożliwia to błędne rejestracje kodów PIN lub błędne odczytanie kart identyfikacyjnych poprzez dodawanie rejestracji do kart czasu pracy zwolnionych pracowników.

    Jeśli pracownik zostanie zwolniony i nie zostanie wstawiona daty zakończenia dla numeru karty identyfikacyjnej, pracownik będzie mógł wprowadzić numer karty identyfikacyjnej do końca okresu wypłaty wynagrodzenia.

  6. Dla grupy urządzeń UDM wybierz <Brak>.

 Krok 4: Usuń świadczenia rozliczeń międzyokresowych

Istnieją dwa sposoby usuwania świadczeń z rozliczeń międzyokresowych pracownika. Można dodać datę wypowiedzenia do profilu rozliczenia międzyokresowego pracownika lub przypisać zasady rozliczeń międzyokresowych „Brak rozliczeń międzyokresowych”.

Najłatwiejszym sposobem usunięcia świadczeń rozliczeń międzyokresowych jest dodanie daty wypowiedzenia pracownika do obecnego przypisania profilu rozliczenia międzyokresowego pracownika. Chociaż jest to prosty proces, może spowodować błędy sumowania w przypadku zwolnionych pracowników ze względu na zmienione przypisanie profilu rozliczenia międzyokresowego z datą wejścia w życie późniejszą od daty wypowiedzenia. W wielu przypadkach przypisanie zasad rozliczeń międzyokresowych „Brak rozliczeń międzyokresowych” może być lepszym wyborem, co zostało omówione w opcji 2.

Opcja 1: Dodaj datę wypowiedzenia do profilu rozliczenia międzyokresowego pracownika
  1. Click Main Menu .
  2. Konserwacja > Informacje o osobach.
  3. Wybierz pracownika z listy.
  4. Wybierz Rozliczenia międzyokresowe > Informacje o rozliczeniach międzyokresowych.
  5. W tabeli profilu rozliczenia międzyokresowego wprowadź datę wypowiedzenia w kolumnie Data zakończenia.
  6. Click Save .
 Opcja 2: Przypisz zasady rozliczeń międzyokresowych „Brak rozliczeń międzyokresowych”

Aby zapobiec błędom sumowania w przypadku zwolnionych pracowników ze względu na zmienione przypisanie profilu rozliczenia międzyokresowego z datą wejścia w życie późniejszą od daty wypowiedzenia możesz przypisać pracownika do zasad rozliczeń międzyokresowych „Brak rozliczeń międzyokresowych”. Zatrzymuje to świadczenia podczas wymuszania reguł pobrań.

Utwórz zasady „Braku rozliczeń międzyokresowych”

Utwórz zasady „Braku rozliczeń międzyokresowych”, które zawierają te same kody rozliczeń międzyokresowych stanowiących część zasad rozliczeń międzyokresowych przypisanych do pracownika przed rozwiązaniem umowy. Jeśli, na przykład zasady rozliczeń międzyokresowych pracownika obejmują tylko urlop, tak samo powinno być w przypadku zasad „Braku rozliczeń międzyokresowych”.

  1. Z poziomu Konfiguracja aplikacji wybierz Rozliczenia międzyokresowe > Zasady rozliczeń międzyokresowych.
  2. W obszarze Zasady rozliczeń międzyokresowych kliknij Nowy oraz nazwij zasady – Brak rozliczeń międzyokresowych. Następnie wprowadź następujące elementy:
    • W części Świadczenia wybierz <Brak>, a w części Limity wprowadź limit salda – zero (jeśli istniejące salda powinny zostać odrzucone).
    • W części Pobrania przenieś odpowiednie kody płac, które obciążają ten kod rozliczenia międzyokresowego w kolumnie Wybrane .
    • W części Przekroczenia nie zezwalaj na przekroczenia, wprowadzając 0 w polach z ostrzeżeniami oraz 0:01 w polach Nie zezwalaj.
  3. Click Save.

Dodaj zasady „Brak rozliczeń międzyokresowych” do profilu rozliczenia międzyokresowego pracownika

  1. Konfiguracja aplikacji wybierz Rozliczenia międzyokresowe > Zasady rozliczeń międzyokresowych.
  2. Kliknij Nowy.
  3. W edytorze profilów rozliczeń międzyokresowych wprowadź Brak rozliczeń międzyokresowych w polu Nazwa   wybierz Brak rozliczeń międzyokresowych z listy rozwijanej Zasady .
  4. Kliknij Zapisz i powróć.

Przypisz profil „Brak rozliczeń międzyokresowych” do pracownika na wypowiedzeniu z dniem wypowiedzenia

  1. Click Main Menu .
  2. Konserwacja > Informacje o osobach.
  3. Wybierz pracownika z listy.
  4. Wybierz Rozliczenia międzyokresowe > Informacje o rozliczeniach międzyokresowych.
  5. W tabeli Profil rozliczenia międzyokresowego wybierz profil Brak rozliczeń międzyokresowych.
  6. Click Save .

Jeśli pracownik zostanie później zatrudniony ponownie, rozpocznie z saldem zero w dniu ponownego zatrudnienia, niezależnie od tego, co stało się z rozliczeniami międzyokresowymi tego pracownika w trakcie poprzedniego zatrudnienia.

 Często zadawane pytania

Dlaczego lepiej określić Brak rozliczeń międzyokresowych, kiedy można zmienić profil rozliczenia międzyokresowego pracownika na <Brak>?

Profil rozliczenia międzyokresowego <Brak> oznacza, że dla tego pracownika nie obliczono żadnych rozliczeń międzyokresowych. Nie jest to takie samo jak posiadanie sald zerowych. Kiedy pracownik jest przenoszony z profilu rozliczenia międzyokresowego obejmującego urlop do profilu rozliczenia międzyokresowego, które nie zawiera urlopu (np. <Brak>), transakcje powiązane z kodem rozliczenia międzyokresowego urlopu pozostają w historii pracownika. Obejmuje to daty wyrejestrowane przed zmianą profilu rozliczenia międzyokresowego pracownika, co oznacza, że transakcje rozliczeń międzyokresowych nie są już wyświetlane, nawet dla dat historycznych, w których miały miejsce. Żadne nowe transakcje rozliczeń międzyokresowych nie będą rejestrowane dla dat po wyrejestrowaniu, co może spowodować zastąpienie lub wyzerowanie tych danych. Jeśli ten pracownik zostaje później przeniesiony do profilu rozliczenia międzyokresowego zawierającego urlop, stare dane będą ponownie widoczne, a pracownik będzie mieć przeniesione stare saldo.

Jeśli pracownik nie ma rozliczeń międzyokresowych związanych z urlopem, nie istnieje nic przeciwko wprowadzaniu kodów płac za urlop do karty czasu pracy tego pracownika. Urlop jest traktowany jak dowolny inny kod płacy niepowiązany z rozliczeniem międzyokresowym. Załóżmy, że istnieją dwie grupy pracowników:

  • Jedna grupa otrzymuje urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie lub urlop na załatwienie spraw osobistych.
  • Druga grupa otrzymuje tylko urlop wypoczynkowy.

Ten sam menedżer edytuje karty czasu pracy dla obu grup. Jeśli profil rozliczenia międzyokresowego drugiej grupy zawiera wyłącznie zasady dotyczące urlopu, a nie mówi nic o zwolnieniu lekarskim lub urlopie na załatwienie spraw osobistych, kiedy menedżer edytuje karty czasu pracy, może wprowadzić zwolnienie lekarskie na tych kartach czasu pracy, a aplikacja go nie odrzuci, ponieważ dla tych pracowników kod płacy dotyczący zwolnienia lekarskiego nie jest powiązany z rozliczeniem międzyokresowym.

Jeśli pracownik nie jest już przypisany do profilu rozliczenia międzyokresowego zawierającego określone rozliczenie międzyokresowe, historia tych rozliczeń międzyokresowych nie będzie już widoczna w raportach i na kartach czasu pracy. Jeśli pracownik kiedyś miał to rozliczenie międzyokresowe, widnieje to w historii, a użytkownicy mogą przeglądać tę historię. Reguła Brak rozliczeń międzyokresowych umożliwia zachowanie widoczności tej historii.

„Dlaczego lepiej określić Brak rozliczeń międzyokresowych, niż zawiesić/przywrócić rozliczenia międzyokresowe?”

Zasady „Brak rozliczeń międzyokresowych” umożliwiają egzekwowanie reguł pobrań dla wszystkich powiązanych rozliczeń międzyokresowych.

Użycie zasad „Brak rozliczeń międzyokresowych”, które mają takie same rozliczenia międzyokresowe, jak zasady przypisane do pracownika, gdy umożliwione jest wyświetlenie całej historii rozliczeń międzyokresowych pracownika w raportach i kartach czasu pracy. Jeśli jednak zasady rozliczeń międzyokresowych są opatrzone datą zakończenia, dane nie będą już widoczne w raportach lub kartach czasu pracy wykraczających poza datę zakończenia.

Użycie zasad „Brak rozliczeń międzyokresowych” umożliwia także wykorzystanie historii danych rozliczeń międzyokresowych przechowywanych w bazie danych dla pracownika, dlatego jeśli pracownik zostaje ponownie zatrudniony i przypisany do pierwotnych zasad rozliczeń międzyokresowych, stare saldo zostanie przywrócone.

 Krok 5: Usuń przypisania harmonogramu grupy i modele harmonogramu

Usunięcie dowolnego harmonogramu grupy i przypisań modelu harmonogramu dla pracownika uniemożliwia przypadkowe wykonanie płatności na rzecz pracowników, których umowa została rozwiązana.

  1. Click Main Menu .
  2. Konserwacja > Informacje o osobach.
  3. Wybierz pracownika z listy.
  4. Wybierz Planowanie>Narzędzie do planowania.
  5. W tabeli Przypisanie grupy wprowadź datę wypowiedzenia umowy w polu Data zakończenia.
  6. Click Save .

Dodaj datę wypowiedzenia umowy do dowolnego przypisania modelu harmonogramu.

  1. Click Go To > Schedule.
  2. Right-click the terminating employee’s name and select Schedule Pattern .
  3. W oknie Model harmonogramu wybierz opcję Określ datę dla daty zakończenia i wprowadź datę wypowiedzenia umowy.
  4. Kliknij Zastosuj. Powtórz kroki zgodnie z potrzebami, jeśli istnieje wiele modeli harmonogramu.
 Krok 6: Przypisz pusty profil do reguły przydziału procentowego

Używając daty wejścia w życie wypowiedzenia, przypisz pusty profil do reguły przydziału procentowego. Zwolnieni pracownicy są ciągle przetwarzani przez Background Processor w przypadku edytowania reguły przydziału procentowego. Zmniejszy to liczbę pracowników przesłanych do sumowania w przypadku zmiany reguły.

  1. Click Main Menu .
  2. Konserwacja > Informacje o osobach.
  3. Wybierz pracownika z listy.
  4. Wybierz Ewidencja czasu> Timekeeper.
  5. W tabeli Reguła przydziału procentowego wybierz Pusty profil i dodaj datę wypowiedzenia umowy w kolumnie Data wejścia w życie.
  6. Click Save .
 Krok 7: Zwolnij pracownika
  1. Click Main Menu .
  2. Konserwacja > Informacje o osobach.
  3. Wybierz pracownika z listy.
  4. Click Edit Licenses .
  5. Wyczyść wszystkie kategorie licencji i role dla pracownika oraz kliknij Zastosuj.
  6. Click Save .This terminates the employee and releases licenses for reassignment at the end of the current pay period.
 (Optional) Reinstate an employee

**hyperfind is not working yet - when it is - maybe MVP 11? than validate this procedure and add this in**

Because you terminated the employee correctly, if the employee is later rehired, the reinstatement process is:

Create an ad hoc HyperFind that searches for terminated employees.

Use the ad hoc HyperFind to find the employee.

Select the employee, and then select the GoTo.

Select People Editor.

Click the Licenses icon and then select the appropriate license.

Kliknij Zapisz.